個人情報取り扱い規定


  第1章 総則

第1条 目的
 本規定は坂戸西高等学校同窓会(以下「同窓会」とする)における、坂戸西高等学校同窓会員
 (以下「会員」とする)の個人情報の適法かつ適正な取り扱いの確保に関する基本的事項を定
 めることにより、個人の権利・利益を保護することを目的とする。

第2条 個人情報保護方針
 同窓会における個人情報の適法かつ適正な取り扱いを確保するため、次の事項を含む
 個人情報保護方針を定める。
 (1) 適切な個人情報の取得、利用、委託および提供を行うこと。
 (2) 個人情報の紛失、破壊、改竄、および漏洩等を防止する対策を行うこと。
 (3) 個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守すること。


  第2章 管理体制

第3条 個人情報保護管理者
 同窓会は、個人情報の取り扱いに関して総括的な責任を有する個人情報保護管理者を設置する。
 (1) 個人情報保護管理者は総会にて任命された会長が兼務する。
 (2) 個人情報保護管理者の任期は会長の任期と同様とする。

第4条 監査責任者
 監査責任者は総会にて任命し、同窓会の個人情報を取り扱う業務において、本規定が遵守され、
 個人情報の取り扱いが適法かつ適正に行われているかについて、調査・確認すること。


  第3章 運用

第1節 個人情報の取り扱いの原則

第5条 管理原則
 個人情報は、本規定に従い適切に分類・管理し、その重要度に応じて適切に取得、移送、利用、
 保管、破棄されなければならない。
 (1) 個人情報への接触は原則、個人情報保護管理者のみとする。
 (2) 個人情報の利用において個人情報保護管理者が必要とみなした場合、理事会での承認を
    経て理事および常任理事に個人情報の委託を行うことができる。
 (3) 前項において委託を受けた理事は、その利用後に速やかに個人情報の返却・破棄をしなけ
    ればならない。

第6条 利用目的
 個人情報の利用目的は以下のものとし、その利用には理事会の承認を得ることとする。
 (1) 窓会報の配布のため。
 (2) 窓会活動を会員に通達するため。
 (3) その他窓会および母校の健全な活動・発展のため必要とされるもの。

第2節 個人情報の取得・訂正・利用停止

第7条 取得方法および取得内容
 会員の個人情報は坂戸西高校より同窓会への入会をもって提供されたものを取得する。
 取得する内容は以下のものとする。
 (1) 氏名、卒業期、クラス、番号、性別、住所、電話番号、メールアドレスを対象とする。
 (2) 本規定施行前に取得された前項以外の個人情報においてはその限りではない。

第8条 訂正
 以下の場合、会員の個人情報の訂正を速やかに行うこと。
 (1) 会員本人より申告があったもの。
 (2) 会員本人の親族より申告があったもの。
 (3) 会員本人より委託を受けた別の会員から申告があったもの。

第9条 利用停止
 以下の場合、個人情報の利用を速やかに停止すること。
 (1) 会員本人より申告があったもの。
 (2) 会員本人の親族より申告があったもの。

第3節 個人情報の委託および提供

第10条 外部委託
 同窓会はその活動において必要な場合、個人情報を業務委託することができる。
 (1) 個人情報の委託は理事会で承認を得た場合に限る。
 (2) 業務委託先は、内規および守秘契約等によって個人情報保護が適正に行われていることを
    条件に選定する。
 (3) 業務委託先とは、個人情報保護に関する業務委託契約を結ぶこと。
 (4) 委託手続きは個人情報保護管理者が原則行う。
 (5) 個人情報保護管理者は業務委託先が適正に個人情報の利用、破棄を行ったか監督すること。

第11条 外部提供
 原則、同窓会外への個人情報の提供は行わない。ただし官公庁等、公的機関からの依頼があった
 場合はその限りではない。

  第4節 監査

第12条 監査の実施
 監査責任者は、同窓会における個人情報の取り扱いが法令、本規定、その他社会的規範と合致
 していることを定期に監査し、総会において報告をする。

第13条 体制の見直し
 個人情報保護管理者は、前条の監査結果に照らし、必要に応じて個人情報の取り扱いに関する
 安全対策、諸施策を見直し、改善しなければならない。




制定 平成21年6月14日